سياسة الوصول
المقدمة
تتمثل مهمة مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام (CBRL) في تعزيز معرفة وفهم لشعوب وثقافات بلاد الشام، بحيث يساهم البحث في العلوم الإنسانية والاجتماعية والمجالات ذات الصلة بأقصى قدر ممكن في تعزيز معرفة وفهم لهذه المنطقة من أجل الخير العام. وذلك من خلال إدارة أرشيفاته والحفاظ عليها بفعالية وفقًا للمعايير ذات الصلة وأفضل الممارسات، يحقق مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام هدفه في تعزيز المعرفة والفهم لشعوب وثقافات بلاد الشام.
يعمل مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام على اقتناء وإدارة وحفظ الأرشيفات لتذكير وإعلام الأجيال الحالية والمستقبلية بالأنشطة والقرارات والعمليات وحياة الأفراد والعائلات والمؤسسات.
يخضع الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام لسياسة الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام، والتي تعمل جنبًا إلى جنب مع سياسة الحفظ الخاصة بالمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام لضمان حماية المواد الأرشيفية والتعامل معها بعناية وفقًا لأفضل الممارسات المتعلقة برعاية المجموعات وحفظ الأرشيف. تحدد سياسة الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام المتطلبات اللازمة لتوفير الوصول إلى الأرشيفات الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام.
بيان السياسة
ستكون جميع مجموعات الأرشيف الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام، بغض النظر عن مصدرها أو شكلها/وسائطها، مفتوحة للوصول إلا إذا كانت تخضع لحماية البيانات أو حقوق الطبع والنشر أو قيود قانونية أخرى أو إذا كانت هشة جدًا بحيث لا يمكن إنتاجها والتعامل معها. سيتم منح الوصول لجميع الأفراد، سواء كانوا باحثين أو غيرهم ممن لديهم اهتمام بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام وتاريخه، دون تمييز أو محاباة، وفقًا لشروط الوصول المصممة لحماية أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام من المخاطر التي قد تهدد حالتها وسلامتها. سيتم توفير الوصول إلى الأرشيفات المادية الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام في غرفة قراءة تسمح بمراقبة الموظفين التابعين لـمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام أو الموظفين التابعين لمتعاقدين أو شركاء مسؤولين عن إدارة أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام، والمجهزة بمكاتب ومعدات تعزز ممارسات التعامل الجيد مع الأرشيف. سيتم توفير الأرشيفات الرقمية والنسخ البديلة الرقمية عبر وسائل الاتصال الرقمي مثل تقنيات الويب والنقل الرقمي. يلتزم مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام بإنشاء وتوفير نسخ رقمية بديلة لتعزيز الوصول الأكبر إلى أرشيفاته.
الهدف من سياسة الوصول
تهدف سياسة الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام إلى ضمان ما يلي:
• توفير الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام بطريقة عادلة وموضوعية.
• أن تكون الأرشيفات المادية الخاصة بـمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام التي يتم إنتاجها للمستخدمين مستقرة ومتينة بما يكفي ليتم التعامل معها دون التسبب في تلفها.
• إنشاء وصيانة أوصاف أرشيفية مناسبة وأدوات بحث وغيرها من البيانات الوصفية بحيث يمكن للمستخدمين تحديد المواد الأرشيفية التي تهمهم، ولا تكون المواد المادية عرضة للتلف غير الضروري.
النطاق والتطبيق
تنطبق سياسة الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام على جميع الأرشيفات بجميع أشكالها سواء كانت مخزنة في مقرات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام أو لدى منظمة شريكة أو مزودي خدمات أرشيف متعاقدين. يشمل ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
• الملفات الورقية والمجلدات
• الخرائط والخطط الكبيرة الحجم
• الصور الفوتوغرافية، السلبيات والشرائح
• السجلات والصور الرقمية
• أدوات البحث والإنتاج
لن يُمنح الوصول إلى المواد الأرشيفية التي لم يتم فهرستها بعد. يتم تنفيذ نشاط الفهرسة وفقًا لإجراءات واستراتيجية الفهرسة الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام.
ستتم إنتاج الأرشيفات وفقًا للإجراءات التي تضمن حماية الأرشيفات المادية في جميع الأوقات عند إزالتها من مناطق التخزين أو الصناديق أو العبوات. سيتم توثيق إزالة الأرشيفات لأغراض الأمان والتتبع، وكذلك لجمع البيانات المتعلقة باستخدام أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام لإثراء إدارة الأرشيفات بشكل عام.
شروط الوصول وإرشادات غرفة القراءة
يجب على الباحثين التسجيل وتقديم أسمائهم ومعلومات الاتصال بهم قبل السماح لهم بالوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام. يهدف هذا الإجراء إلى ضمان أمان المواد الأرشيفية وأيضًا لتسهيل التواصل مع الباحثين حول مجال بحثهم. كما يجب على الباحثين التوقيع للإقرار بقراءة إرشادات غرفة القراءة، التي تهدف إلى توعية الباحثين بالإجراءات اللازمة لضمان عدم إلحاق الضرر بالأرشيفات المادية أثناء استشارتها. وبالنسبة للأرشيفات الرقمية، يجب على الباحثين الموافقة على الالتزام بحقوق الطبع والنشر وأي قيود أخرى تتعلق باستخدام أو تعديل المحتويات.
سيوجه المستندات التالية عملية الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام للباحثين:
• إجراءات إنتاج الأرشيف
• إرشادات غرفة القراءة
• إرشادات التعامل
• إرشادات الاستشهاد بالمصادر
• اعترافات حقوق الطبع والنشر (لضمان معرفة الباحثين بالتزاماتهم القانونية فيما يتعلق بحقوق الطبع والنشر في النسخ التي يقومون بإنتاجها من أرشيفات بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام)
غرفة القراءة:
سيتم توفير الوصول إلى الأرشيفات المادية والأصلية الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام فقط في مساحة مخصصة حيث يمكن لأحد موظفي مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام، أو موظفي المتعاقدين أو الشركاء المسؤولين عن إدارة الأرشيفات، مراقبة الباحثين وتقديم المساعدة لهم. لا يجب أن تُترك الغرفة بدون مراقبة من قبل موظفي مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام أو موظفي المتعاقدين أو الشركاء المسؤولين عندما يكون الباحثون بصدد استشارة الأرشيفات. يجب أن تكون الغرفة مزودة بمكتب كبير بما يكفي لفتح أو طي المجلدات والوثائق، وكذلك توفير مساحة لأجهزة الحاسوب المحمولة/أو الدفاتر والأوراق.
استخدام النسخ البديلة لحماية المواد الأرشيفية الأصلية
عندما تكون المواد الأرشيفية عرضة للاستخدام المكثف وتكون في خطر التلف نتيجة التعامل المتكرر والإزالة من التخزين في ظروف بيئية مناسبة، سيكون من الضروري إنشاء نسخة رقمية أو ورقية لحماية الأصل. وبالمثل، إذا كان الأصل تالفًا أو هشًا، فلن يُسمح بإنتاجه للباحثين وسيحتاج إلى ترميم للحفاظ على قوته حتى يتمكن من الخضوع لعملية النسخ. عندما يتم إنشاء نسخ بديلة لحماية الأرشيفات الأصلية، قد لا يتم إنتاج الأصل لاستشارة الباحثين. تتيح سياسة الوصول إلى الأرشيفات للباحثين تقديم طلب للوصول إلى الأصول التي تحتوي على معلومات ذات قيمة فريدة لا يمكن نسخها في النسخة.
الأرشيفات الرقمية والنسخ البديلة الرقمية
سيتم توفير الوصول إلى الأرشيفات الرقمية الأصلية والنسخ البديلة الرقمية عن طريق نسخ الإنتاج، سواء عبر أنظمة القراءة فقط أو عبر التنزيلات أو النقل الرقمي.
القوانين واللوائح
يخضع الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام للتشريعات واللوائح التي تحكم إدارة الأرشيفات والسجلات، وكذلك لحماية البيانات وحقوق الطبع والنشر في الاختصاص القانوني أو الاختصاصات القانونية التي يتم فيها توفير الوصول.
المسؤوليات
المسؤولية العامة
تقع المسؤولية العامة عن الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام على عاتق مدير مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام.
المسؤولية التشغيلية
يتحمل مدير الأرشيف والمستودع (ARM) مسؤولية تنفيذ سياسة الوصول إلى الأرشيف يوميًا. يقدم ARM المشورة للمدير ولجميع الموظفين حول قضايا الوصول إلى الأرشيفات، ويراقب تقديم خدمات الوصول للتأكد من أن:
• يتم توفير الوصول بشكل عادل ومتكافئ لجميع من يطلبه.
• توجد إجراءات ونماذج باللغات المحلية لضمان أن يكون الباحثون على دراية بالتزاماتهم فيما يتعلق بحقوق الطبع والنشر، والتعامل الحذر مع المواد الأرشيفية الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام، والاستشهاد بها.
• يتم توثيق الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام.
• يتم التعامل بحذر مع الأرشيفات التي يصل إليها الباحثون، ولا تتعرض للتلف نتيجة إنتاجها، ولا تقضي وقتًا خارج التخزين أكثر من المطلوب لاستشارة الباحثين.
• يتم تدريب جميع الموظفين المشاركين في توفير الوصول إلى أرشيفات مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام على الإجراءات ذات الصلة.
الموظفون
قد يكون الموظفون الأفراد مسؤولين عن:
• تحديد وجلب المواد الأرشيفية من وإعادتها إلى مرافق التخزين الخاصة بها.
• توجيه الباحثين في الوصول إلى الأرشيفات والتعامل معها بأمان.
• مراقبة الباحثين وتقديم المساعدة لهم في غرفة القراءة.
• توثيق إنتاج واستخدام الأرشيفات.
المتعاقدون
يُطلب من الأفراد والشركات المتعاقدة مع مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام لتقديم خدمات إدارة الأرشيف الالتزام بأحكام سياسة الوصول إلى الأرشيفات الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام، وسياسة الحفاظ على الأرشيفات، وسياسة الحفظ الرقمي الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام.
التواصل
يجب أن يتم التواصل وتنفيذ سياسة الوصول إلى الأرشيفات على جميع المستويات في مجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام.
العلاقة مع السياسات الأخرى الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام
تعمل سياسة جمع الأرشيفات جنبًا إلى جنب مع السياسات التالية لـمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام
• سياسة إدارة الأرشيفات والسجلات الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام
• سياسة الحفظ الرقمي الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام
• سياسة جمع الأرشيفات الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام
• سياسة الحفاظ على الأرشيفات الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام
• سياسة الرقمنة الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام
• توفر إجراءات إدارة الأرشيفات والسجلات الخاصة بمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام ودليل الموظفين التابع لمجلس الأبحاث البريطاني في بلاد الشام (CBRL) في المملكة المتحدة مزيدًا من التفاصيل حول التنفيذ العملي للسياسات المتعلقة بجمع الأرشيفات. تشير الخطة الاستراتيجية لـمجلس البريطاني للأبحاث في بلاد الشام إلى مشاريع وأنشطة إدارة الأرشيفات التي تمثل أولويات حالية للمنظمة.